Профілі посад

HRM-cистема «ПерсоналАктив» пропонує як інструмент розробки критеріїв посадової відповідності персонала – «профілі посад», які можуть формуватися користувачами системи самостійно або ж купуватися у вигляді готового HRM-контенту.

Оскільки розробка профілів посад – специфічний наукомісткий напрям, ми уклали партнерську угоду за цим напрямом з одним із лідерів російського ринку методичного консалтингу та розробки готових HR-рішень у галузі управління персоналом – компанією Бізнес-Фактор.

HRM-cистема «ПерсоналАктив» надає своїм користувачам можливість не тільки автоматизувати найважливіші HR-функції, але й отримати експертне рішення нового покоління, у якому профіль посади представлений:

  • як структурний елемент системи;
  • у формі готових до використання профілів різних посад (більше 70 посад).

Профіль посадисистемоутворюючий базовий елемент управління персоналом, який дозволяє структурувати й організовувати всі ключові HR-функції підприємства у систему процесів, взаємодіючих один з одним.

Повний перелік профілів посад, які запропоновані на цей момент, можна подивитися тут.

Профіль посади у HRM-системі «ПерсоналАктив»

Профіль посади у HRM-системі «ПерсоналАктив» містить:
  1. Функціонал посади з докладним переліком функцій та операцій.
  2. Готову до роботи Модель компетенцій, яку користувач може відкоригувати з урахуванням специфіки підприємства.
  3. Профіль професійно-значущих якостей (ПЗЯ), вмінь і навичок.
  4. Готові до використання оціночні інструменти для проведення різних видів і форм оцінки:
    • інтерв'ю за компетенціями з готовими запитаннями, кейсами, практичними завданнями, шкалами оцінки;
    • оцінка 360 градусів з усіма необхідними оціночними формами, бланками;
    • практичні завдання для оцінки знань;
    • можливість пройти соціально-психологічне тестування з використанням кращих електронних тестових методик.
  5. Систему KPI і варіанти мотиваційних програм для посади (бенефіти, пільги, компенсації).

Залученість структурних елементів Профілю посади до загальної системи управління персоналом підприємства

№№ Структурний елемент «профілю посади» HR-процес, у якому задіяний «профіль посади»
1 Функціонал посади 1. Управління організаційною структурою
2. Рекрутмент
3. Адаптація
4. Оцінка
5. Розвиток
6. Мотивація
7. Кадровий документообіг
2 Формальні вимоги посади до співробітника, такі як: стать, вік, обмеження по здоров'ю, наявність відповідної освіти тощо 1. Рекрутмент (зовнішній і внутрішній добір фахівців)
2. Оцінка
3 Вимоги до особистісних якостей співробітника, ПЗЯ (професійно значущі/важливі якості), які сприяють, а в деяких випадках і забезпечують виконання їм своїх обов'язків з необхідною якістю 1. Рекрутмент
2. Оцінка
3. Розвиток і навчання
4 Профіль компетенцій (менеджерські, професійні, інструментальні, корпоративні компетенції) 1. Рекрутмент
2. Оцінка
3. Розвиток і навчання
4. Мотивація
5 Стандартизовані інструменти оцінки фахівців (дозволяють оцінювати їх єдиними методами для порівняння результатів оцінки з нормативно необхідними та проведення порівняльного аналізу результатів групи оцінюваних фахівців):
інтерв'ю за компетенціями, оцінка 360 градусів, кейси, практичні ситуації тощо
1. Рекрутмент
2. Оцінка
3. Розвиток
6 Мотиваційний профіль посади, що регламентує, з одного боку, який мотиваційний профіль повинен мати співробітник, і, з іншого боку, як і якими засобами підприємство мотивує фахівців, що працюють на цій посаді 1. Рекрутмент
2. Оценка эффективности
3. Развитие
4. Мотивация

Профіль посади й рекрутмент

При пошуку й оцінці кандидатів на посаду «профіль посади» є для HR-фахівця одночасно і стандартом вимог до кандидатів, що берете участь у конкурсі на посаду, і методом оцінки їх відповідності цим вимогам (див. п.4 таблиці).
    Профіль посади дозволяє:
  1. Сформувати заявку на відкриття вакансії, у яку буде включено весь необхідний для рекрутера перелік вимог до посади, що висуваються кандидату.
  2. Використовувати стандартизовані інструменти оцінки, що дозволяють отримати необхідні дані про знання, вміння та навички, особистісні особливості кандидатів, і порівняти отримані результати між собою. Пройшов час, коли на запитання про кандидата, можна було відповісти: «Гарна дівчинка/хлопчик, будемо брати!».
  3. Стандартизувати систему оцінки кандидатів, збільшивши тим самим ефективність і швидкість закриття вакансій, навчивши рекрутерів компанії працювати у форматі оцінки компетенцій, а не тільки досвіду роботи.

Профіль посади й адаптація

Значущість процесу адаптації останнім часом помітно зросла. Кожне підприємство прагне якнайшвидше адаптувати новачка до компанії, посади й функціоналу.

Профіль посади допомагає безпосередньому керівнику нового співробітника та HR-фахівцю, що курирує процес адаптації новачка, вибудувати всю систему з урахуванням тих особливостей посади, які відображені у Профілі:

1) врахувати структуру бізнес-процесів, до яких залучено посаду й правильно визначити співробітників, які мають брати участь у процесі адаптації;

2) спроектувати заздалегідь параметри майбутнього робочого місця співробітника та забезпечити якісну й своєчасну його організацію;

3) згідно з функціональними завданнями визначити документацію, яку необхідно вивчити новому співробітнику;

4) сформувати План адаптації до посади, що відображає поетапне ознайомлення нового співробітника з функціональними завданнями;

5) правильно обрати куратора для новачка;

6) визначити критерії оцінки ефективності виконання новим співробітником завдань, поставлених на випробувальний термін тощо.

Профіль посади й оцінка-розвиток персоналу

Очевидно, що наявність «профілю посади» дозволяє стандартизувати всі процедури оцінки персоналу. Наявність моделі компетенцій (з індикацією й оціночною шкалою) створює основу для побудови будь-якого формату оцінки. Особистісний профіль дозволить оцінити рівень вираженості особистісних властивостей, що впливають на якість роботи працівника, і створює можливість порівнювати отримані результати при повторних оціночних процедурах, показуючи динаміку змін, що відбуваються.

Отримавши реальну картину вираженості професійних, менеджерських, інструментальних навичок і особистісних властивостей і якостей співробітників, фахівці з управління персоналом можуть сформувати плани подальшого навчання й розвитку навичок співробітників і обрати найбільш підходящі для конкретного працівника підприємства види й форми навчання, враховуючи особливості його особистісних властивостей, наприклад, рівень і особливості навченості (для когось буде актуальним семінар, комусь потрібно рекомендувати тренінг конкретних професійних умінь, а для деяких фахівців виявиться ефективним поява поруч наставника).

У цьому випадку такий підхід надає можливість індивідуально підійти до питання розвитку компетенцій співробітника, що перебувають на рівні вираженості нижче необхідних норм. Практика показує, що великий відсоток компаній активно використовує не тільки систему корпоративних тренінгів і семінарів, але й навчання окремих фахівців з конкретних програм, наставництво. Залишається лише правильно обрати найбільш ефективний варіант розвитку співробітників.

Профіль посади й мотивація

Оцінка посади й наявність у «профілі посади» чітко сформульованих вимог до мотивації співробітників і стандартизованої системи оцінки мотивації працівників є основою:

1) для визначення актуального мотиваційного профілю кандидата на посаду або вже працюючого співробітника й аналізу відповідності особистісної мотивації необхідному мотиваційному профілю;

2) для формування мотиваційної програми, здатної враховувати реальні потреби співробітників;

3) для формування мотивуючої перспективної кар'єри, одночасно актуальної як для підприємства, так і для співробітника;

4) формування інструмента оцінки ефективності роботи співробітника, що мотивує його досягати поставлених завдань із необхідною якістю.

Навіщо потрібно описувати посади?

Приведемо приклад компанії, у якій питання оцінки посади назріло.

1. Функції співробітників не визначені ясно та конкретно. Є приклади, коли кілька співробітників виконують ті самі операції, дублюючи один одного.

2. Функції співробітників постійно коректуються залежно від виникаючих форс-мажорів. Після повернення ситуації до нормального робочого русла внесені зміни не переглядаються.

3. При найманні нових співробітників великий відсоток кандидатів не проходять випробувальний термін або для продовження роботи новачка у компанії доводиться організовувати додаткове навчання, чимале за обсягом і суттєве за часовими і фінансовими витратами.

4. У процесі відбору кандидатів постійно міняються вимоги до них, вносяться коректування у функціонал, який потрібно буде виконувати новому фахівцеві.

5. Є досить вагомий відсоток співробітників, якими незадоволені керівники і по відношенню до яких постійно розглядається питання про необхідність їх додаткового навчання, або постає питання про їх звільнення.

6. Оцінка персоналу проводиться нерегулярно, при цьому щораз доводиться виконувати роботу з опису компетенцій, які необхідно оцінити. При повторному оціночному проекті все починається спочатку, тому що компетенції керівникам захотілося змінити.

7. Кожний керівник на свій розсуд проводить інтерв'ю з кандидатами, адаптує новачків, оцінює своїх співробітників, обирає навчання для груп співробітників підрозділу тощо.

8. Система мотивації будується під конкретного співробітника, а не під завдання, які він виконує. Або співробітники отримують фіксовану премію незалежно від результатів роботи.

9. Кожний фахівець відділу персоналу працює на своїй «вузькій» ділянці, нагадуючи шахтаря у вибої, що не відає, для чого потрібна руда й що з неї, в остаточному підсумку, роблять.

Що обрати: профіль посади, професіограму, психограму або посадову інструкцію для опису посади?

Професіограма – це метод оцінки й опису професії. На сучасних підприємствах посада давно не ідентична професії, оскільки для якісної роботи фахівцеві найчастіше необхідні знання, вміння та навички, що відносяться до різних професійних галузей. Мабуть, тільки робочі спеціальності поки ще зберігають відносну рівність професії та посади.

Психограма дозволяє створити психологічний портрет професії, чого явно недостатньо для повноцінного опису й оцінки посади.

Посадова інструкція – інструмент, який необхідний організації для регламентації й контролю роботи фахівця. На цей момент одиниці організацій створюють працюючі посадові інструкції. Найчастіше створення цього документа відбувається методом копіювання інформації зі зразка – типової інструкції й внесення деяких змін у її текст.

Докладніше з відмінностями профілю посади від професіограми, психограми й посадової інструкції Ви можете ознайомитися у наших статтях, опублікованих у журналі «Справочник по управлению персоналом» (№№ 5-6 за 2010 р.)

Таким чином, профіль посади є єдиним на цей момент інструментом, що дозволяє структурувати не тільки інформацію про посаду, але й вишиковувати всі HR-процеси, реалізовані щодо посади й співробітника, що її займає, у єдиний логічний комплекс управлінських впливів, які й має виконувати фахівець із управління персоналом.